Usando o e-mail de forma eficaz

O e-mail é mais um canal de comunicação. E como tal, possui suas limitações intrínsecas ao processo de comunicação que o canal comporta.

Um dos grandes desafios da humanidade é a comunicação. Quando falamos com alguém fazemos uso dos canais verbais (palavras) e dos não-verbais (entonação de voz, postura corporal, gestos, etc.). Pesquisas revelam que somente 7% da comunicação interpessoal pode ser transcrita por palavras. 38% é oriundo da inflexão da voz, e os outros 55% resultam da expressão facial e da linguagem corporal.

Por isso, o e-mail é fonte de tanto mal entendido e perda de tempo, pois ele usa única e exclusivamente palavras. Ao usarmos o e-mail conseguimos, na melhor das hipóteses, transmitir 7% daquilo que desejamos comunicar. Os outros 93% deixam de ser transmitidos, ficam somente dentro da cabeça do emissor da mensagem, ou seja, não é comunicada. Do outro lado, o receptor irá interpretar e decodificar 7% da mensagem, e, por fatores diversos, deverá compreender de 2 a 3% da mensagem original!

Assim, não precisamos ser especialistas nem estudiosos do assunto comunicação para saber que uma ligação telefônica “resolve muito mais” do que um e-mail. Evidentemente, numa ligação telefônica usamos palavras e inflexão de voz, ou seja, 45% da mensagem que queremos comunicar é transmitida.

Mas, uma comunicação eficiente, completa, sem dúvida, é aquela feita pessoalmente. Nela, podemos levar 100% de nossa mensagem.

Não há dúvidas que SEMPRE devemos preferir que a comunicação seja feita pessoalmente. Contudo, alguns argumentam que o e-mail pode economizar tempo, mas pessoalmente, acho o argumento duvidoso, já que uma comunicação ineficaz gera perda de tempo e de dinheiro para as pessoas e empresas.

Como podemos tirar melhor proveito do e-mail?

Para evitar uso incorreto e impróprio do correio eletrônico, algumas regras básicas já vêm sendo adotadas pelas empresas:

• · Use texto enxuto e objetivo – dado o acúmulo de mensagens, as pessoas acabam fazendo uma espécie de leitura transversal dos textos mais longos, o que gera perdas na recepção da mensagem; assim, as informações mais importantes devem estar no primeiro parágrafo;
• · Texto enviado a muito destinatários – a mensagem pode ser relegada a segundo plano, dentro do critério de que o envio de cópia serve apenas para se tomar conhecimento; a única exceção seria uma circular com vários destinatários. O hábito de se copiar vários destinatários sobre o pretexto de “se documentar” deve ser repensado. Qual o benéfico para a empresa e a cultura organizacional em manter no quadro efetivo pessoas detentoras de um caráter tal que precisam de ser fiscalizadas o tempo todo, sob pena de cometer transgressões morais?
• · Spams e piadas – as pessoas que insistem em enviar sucessivas mensagens sem iimportância ou fora de contexto podem comprometer seriamente a própria imagem profissional;
• · Correntes – é no mínimo indelicado passar adiante correntes que prometem milhões de reais ou que encerram ameaças, somente admitindo-se aquelas que envolvam causas sociais e humanitárias, por exemplo, crianças desaparecidas; muitas empresas estão centralizando essa distribuição na área de comunicação social, a fim de evitar o uso indevido da sua rede;
• · E-mail profissional versus particular – algumas empresas já estão impondo uma separação entre esses dois canais, para evitar futuros problemas com relação ao sigilo pessoal e empresarial;
• · Agressividade potencial – mesmo sem intenção, a linguagem escrita pode magoar muito mais as pessoas do que a linguagem oral. Portanto, cuidado com os “punhais escritos”;
• · Ansiedade pela resposta – ao contrário do Japão, onde a ausência de resposta significa a concordância com a mensagem, aqui isso é considerado falta de interesse.
• · Privacidade zero – assim como um cartão postal, o correio eletrônico pode ser facilmente devassado por terceiros; hoje as empresas já incluem cláusulas de concordância nos contratos de trabalho ou empregam softwares que rastreiam palavras-chave, tais como sexo, pedofilia, etc. O e-mail, quando está transitando na Internet pode ser facilmente lido, já que ele trafega como um cartão postal, ou seja, como uma correspondência sempre aberta e passível de ser lida.
• · Maledicências e sarcasmos – é bom lembrar que a mensagem pode ser indevidamente encaminhada a terceiros que decerto não aprovarão o seu conteúdo.

A tecnologia da informação trouxe oportunidades e ameaças na comunicação instantânea. Mas, nos momentos difíceis e sensíveis, nada substitui a sensação de apoio e presença física transmitida por alguém, mesmo que nenhuma palavra seja dita, ou escrita.

Quais foram os desafios relacionados com comunicação pelos quais você passou e superou? Conte sua história, compartilhe com nossa comunidade sua experiência. Deixe seu comentário aqui!